قیمت نرم افزار حسابداری به چه عواملی بستگی دارد؟
چرا قیمت دو نرم افزار حسابداری شرکتی میتواند تفاوت زیادی داشته باشد؟ در این راهنما مهمترین عوامل مؤثر بر هزینه نرم افزار، تفاوت نسخه ابری و اختصاصی و معیارهای یک خرید منطقی را بررسی میکنیم.
نرم افزار حسابداری یک شرکت کوچک خدماتی با سیستم مالی موردنیاز یک شرکت تولیدی یا بازرگانی الزاماً یکسان نیست.
برای یک مجموعه ممکن است ثبت اسناد حسابداری، گزارشهای مالی و مدیریت دریافت و پرداخت کافی باشد، اما سازمان دیگری علاوه بر حسابداری به مدیریت انبار، نرم افزار فروش، نرم افزار خرید، نرم افزار دریافت و پرداخت (خزانهداری) و مجموعهای از فرآیندهای مالی مرتبط نیاز داشته باشد.
در نتیجه، مقایسه دو نرم افزار صرفاً بر اساس قیمت اولیه میتواند گمراهکننده باشد.
یک انتخاب اقتصادی زمانی انجام شده است که هزینه نرم افزار را در کنار امکانات، قابلیت توسعه، دسترسی به اطلاعات، کیفیت گزارشها و نیازهای آینده مجموعه بررسی کنید.
مقاله: راهنمای خرید نرم افزار حسابداری | ۱۰ معیار مهم انتخاب
۱. تعداد سیستمها و امکانات موردنیاز
یکی از مهمترین عوامل مؤثر بر قیمت نرم افزار حسابداری شرکتی دامنه امکاناتی است که از سیستم انتظار دارید.
فرض کنید یک شرکت تنها به عملیات حسابداری پایه نیاز دارد. در مقابل، شرکت دیگری میخواهد فرآیندهای مالی خود را در یک مجموعه منسجم مدیریت کند و علاوه بر حسابداری، اطلاعات فروش، انبار، دریافت و پرداخت و سایر بخشهای مالی را نیز در اختیار داشته باشد.
طبیعی است که نیازهای این دو مجموعه یکسان نباشد.
بنابراین پیش از استعلام قیمت، فهرستی از نیازهای واقعی شرکت تهیه کنید و آنها را به سه گروه تقسیم کنید:
- امکاناتی که از روز اول ضروری هستند؛
- امکاناتی که احتمالاً طی یک یا دو سال آینده موردنیاز خواهند بود؛
- امکاناتی که صرفاً جذاب هستند اما کاربرد مشخصی برای کسبوکار شما ندارند.
این کار مانع از آن میشود که برای قابلیتهایی هزینه کنید که عملاً استفاده نمیشوند یا برعکس، نرم افزاری ارزانتر انتخاب کنید که چند ماه بعد پاسخگوی نیاز مجموعه نباشد.
یک نکته مهم
وجود امکانات بیشتر به تنهایی معیار مناسب بودن نرم افزار نیست. آنچه اهمیت دارد هماهنگی امکانات نرم افزار با فرآیندهای واقعی شرکت است.
معرفی امکانات و ویژگی های نرم افزار حسابداری رای پرداز
۲. نرم افزار ابری یا استقرار روی سرور اختصاصی
نوع استقرار نیز میتواند در مدل هزینه نرم افزار تأثیرگذار باشد.
در نرم افزار حسابداری ابری معمولاً بخش مهمی از زیرساخت در محیط ارائهدهنده سرویس قرار دارد و کاربران از طریق اینترنت به سیستم متصل میشوند. این مدل برای شرکتهایی جذاب است که میخواهند بدون درگیر شدن بیش از حد با زیرساخت داخلی، امکان دسترسی آنلاین به سیستم مالی داشته باشند.
در مدل استقرار روی سرور شخصی یا اختصاصی، نرم افزار در زیرساخت موردنظر سازمان قرار میگیرد. این گزینه ممکن است برای مجموعههایی مناسبتر باشد که سیاستهای داخلی مشخصی برای نگهداری اطلاعات و مدیریت سرورها دارند.
انتخاب بین این دو مدل نباید فقط بر اساس مبلغ اولیه انجام شود.
| معیار | مدل ابری | سرور اختصاصی |
|---|---|---|
| زیرساخت داخلی | نیاز کمتر به مدیریت زیرساخت محلی | نیازمند زیرساخت سازمان |
| دسترسی | مناسب برای دسترسی آنلاین | وابسته به ساختار شبکه و دسترسی سازمان |
| مدیریت سرور | بخش بیشتری توسط ارائهدهنده مدیریت میشود | مسئولیت بیشتری بر عهده سازمان |
| مدل هزینه | معمولاً مبتنی بر سرویس و اشتراک | میتواند شامل هزینه استقرار و زیرساخت باشد |
| انتخاب مناسب برای | سازمانهای علاقهمند به دسترسی سادهتر | مجموعههای دارای زیرساخت و الزامات داخلی |
بنابراین پیش از مقایسه قیمتها باید مشخص کنید کدام مدل استقرار با سیاست فناوری اطلاعات و شیوه فعالیت مجموعه شما هماهنگی بیشتری دارد.
رای پرداز نرم افزار مالی تحت وب خود را در دو شکل ابری و استقرار روی سرور شخصی ارائه میکند؛ بنابراین سازمان میتواند بر اساس نیاز و زیرساخت خود مدل مناسبتری را بررسی کند.
مقاله: مقایسه نسخه ابری و اختصاصی نرم افزار حسابداری رای پرداز
اگر هنوز نمیدانید مدل ابری برای مجموعه شما مناسبتر است یا استقرار روی سرور اختصاصی، بهتر است پیش از مقایسه قیمتها ابتدا نیازهای فنی و نحوه دسترسی کاربران را مشخص کنید.
۳. فقط قیمت خرید را نبینید؛ هزینه واقعی استفاده را بررسی کنید
یکی از اشتباهات رایج هنگام بررسی قیمت و خرید نرم افزار حسابداری توجه صرف به مبلغ اولیه است.
هزینه واقعی نرم افزار میتواند شامل موارد دیگری نیز باشد، مانند:
- آمادهسازی زیرساخت
- انتقال اطلاعات قبلی
- آموزش کاربران
- راهاندازی اولیه
- پشتیبانی
- توسعه احتمالی در آینده
- نگهداری زیرساخت داخلی در صورت استفاده از سرور اختصاصی
ممکن است یک نرم افزار در مرحله خرید ارزانتر به نظر برسد، اما برای استفاده عملی به هزینههای جانبی بیشتری نیاز داشته باشد. از طرف دیگر، قیمت بالاتر نیز الزاماً به معنای انتخاب بهتر نیست.
بهترین روش این است که هزینه استفاده از نرم افزار را برای یک دوره چندساله بررسی کنید، نه فقط مبلغ فاکتور اولیه.
۴. تعداد کاربران و نحوه استفاده از سیستم
در برخی نرم افزارهای مالی، تعداد کاربران یا نوع دسترسی آنها در مدل قیمتگذاری نقش دارد. در برخی دیگر ممکن است شرایط متفاوتی وجود داشته باشد.
بنابراین هنگام دریافت پیشنهاد قیمت این سؤالها را مطرح کنید:
- چند نفر قرار است همزمان از نرم افزار استفاده کنند؟
- مدیران نیز به گزارشها دسترسی خواهند داشت؟
- آیا کاربران از شعب یا مکانهای مختلف وارد سیستم میشوند؟
- در صورت افزایش کارکنان مالی، هزینه جدیدی ایجاد میشود؟
- محدودیت تعداد کاربر یا حجم اطلاعات وجود دارد؟
هدف از این پرسشها صرفاً کاهش قیمت نیست؛ بلکه باید از هزینههای غیرمنتظره در زمان توسعه شرکت جلوگیری شود.
۵. کیفیت گزارشدهی چقدر برای شما اهمیت دارد؟
یکی از بخشهایی که گاهی هنگام خرید نرم افزار نادیده گرفته میشود، گزارشدهی است.
ثبت صحیح اطلاعات مالی تنها نیمی از کار است. مدیر مالی، مدیرعامل و سایر تصمیمگیران باید بتوانند از اطلاعات ثبتشده برای تحلیل شرایط کسبوکار استفاده کنند.
فرض کنید مدیرعامل برای بررسی وضعیت نقدینگی، بدهکاران یا سایر اطلاعات مالی مجبور باشد هر بار از واحد حسابداری درخواست فایل اکسل یا چند گزارش جداگانه کند. حتی اگر نرم افزار ارزان باشد، چنین فرآیندی میتواند زمان قابلتوجهی از تیم مالی بگیرد.
بنابراین هنگام ارزیابی هزینه نرم افزار حسابداری باید کیفیت و جامعیت گزارشهای مالی و مدیریتی را نیز در نظر گرفت.
رای پرداز بر گزارشدهی کامل و دقیق در سیستم مالی خود تمرکز دارد و تحت وب بودن نرم افزار نیز امکان دسترسی به سیستم را در بستر مناسب فراهم میکند.
۶. سرعت و تجربه کاربری نیز بخشی از هزینه پنهان هستند
گاهی دو نرم افزار تقریباً امکانات یکسانی دارند، اما سرعت انجام عملیات در آنها بسیار متفاوت است.
اگر حسابدار برای عملیات روزمره دائماً منتظر بارگذاری صفحات، گزارشها یا ثبت اطلاعات بماند، این زمان در مقیاس چند کاربر و چند سال میتواند تبدیل به هزینه قابلتوجهی برای شرکت شود.
به همین دلیل سرعت نرم افزار را باید در شرایط واقعی بررسی کرد.
یکی از مزیتهایی که برای نرم افزار حسابداری رای پرداز در نظر گرفته شده، سرعت بالای سیستم در کنار ساختار تحت وب آن است.
اما هنگام خرید بهتر است این موضوع را صرفاً از روی توضیحات محصول نپذیرید. درخواست دمو کنید و سناریوهایی مشابه فعالیت واقعی شرکت خود را در نرم افزار مشاهده کنید.
۷. قابلیت توسعه در آینده
امروز ممکن است شرکت شما فقط به حسابداری نیاز داشته باشد، اما یک سال بعد فرآیندهای فروش، انبار، دریافت و پرداخت یا سایر بخشهای مالی اهمیت بیشتری پیدا کنند.
اگر نرم افزار حسابداری انتخابشده نتواند همراه کسبوکار توسعه پیدا کند، احتمالاً مجبور خواهید شد سیستم جدیدی تهیه کنید یا اطلاعات را میان چند نرم افزار مختلف جابهجا کنید.
بنابراین هنگام بررسی قیمت نرم افزار حسابداری شرکتی این سؤال را نیز مطرح کنید:
«اگر شرکت ما دو یا سه سال دیگر بزرگتر شود، آیا این سیستم هنوز پاسخگوی ما خواهد بود؟»
رای پرداز به عنوان یک نرم افزار تحت وب، مجموعه سیستمهای مرتبط با حسابداری و مدیریت مالی را در اختیار سازمان قرار میدهد و میتواند برای شرکتهایی که به دنبال پوشش گستردهتر فرآیندهای مالی هستند مورد بررسی قرار گیرد.
۸. خدمات راهاندازی، آموزش و پشتیبانی
حتی یک نرم افزار مالی مناسب نیز بدون پیادهسازی صحیح نمیتواند نتیجه مطلوب ایجاد کند.
در زمان مقایسه پیشنهادها مشخص کنید:
- فرآیند راهاندازی چگونه انجام میشود؟
- آموزش کاربران در پیشنهاد لحاظ شده یا جداگانه محاسبه میشود؟
- نحوه دریافت پشتیبانی چگونه است؟
- بهروزرسانیها تحت چه شرایطی انجام میشوند؟
- در صورت بروز مشکل، چه مسیری برای پیگیری وجود دارد؟
دو پیشنهاد قیمت ممکن است در ظاهر اختلاف زیادی داشته باشند، اما بخشی از این اختلاف به خدمات همراه نرم افزار مربوط باشد.
به همین دلیل بهتر است جزئیات پیشنهاد فروشنده را دقیق بررسی کنید و قیمت نهایی را همراه خدمات ارائهشده مقایسه کنید.
چه زمانی یک نرم افزار ارزان در واقع گران تمام میشود؟
قیمت پایین همیشه مزیت نیست.
برای مثال، اگر نرم افزار انتخابی باعث شود:
- بخشهایی از عملیات همچنان در Excel مدیریت شوند
- چند نرم افزار جداگانه برای فرآیندهای مالی تهیه کنید
- گزارشهای موردنیاز مدیران بهسختی تهیه شوند
- پس از رشد شرکت مجبور به مهاجرت به سیستم دیگری شوید
- یا کارکنان برای انجام عملیات ساده زمان زیادی صرف کنند
هزینه واقعی نرم افزار میتواند بسیار بیشتر از قیمت اولیه آن باشد.
از طرف دیگر، خرید گرانترین نرم افزار بازار نیز منطقی نیست اگر بخش قابلتوجهی از امکانات آن هیچگاه در سازمان شما استفاده نشود.
اصل مهم، تناسب قیمت با نیاز است.
چکلیست مقایسه قیمت نرم افزار حسابداری
قبل از تصمیم نهایی، برای هر نرم افزاری که بررسی میکنید پاسخ این موارد را ثبت کنید:
- چه سیستمها و امکاناتی در قیمت پیشنهادی وجود دارد؟
- مدل استقرار ابری است یا سرور اختصاصی؟
- آیا هزینه دیگری برای راهاندازی وجود دارد؟
- شرایط آموزش و پشتیبانی چیست؟
- محدودیتی برای کاربران وجود دارد؟
- گزارشهای مالی موردنیاز ما قابل تهیه هستند؟
- سرعت سیستم در یک دموی واقعی مناسب است؟
- نرم افزار با توسعه شرکت قابل گسترش است؟
- هزینه استفاده در چند سال آینده چقدر خواهد بود؟
- آیا میتوان قبل از خرید، دمو یا مشاوره تخصصی دریافت کرد؟
این چکلیست کمک میکند پیشنهادها را بر اساس ارزش واقعی آنها مقایسه کنید، نه صرفاً عدد نهایی.
چرا قبل از خرید، دمو اهمیت دارد؟
جدول امکانات و لیست قیمت اطلاعات زیادی به شما میدهد، اما همه چیز را مشخص نمیکند.
بهترین روش ارزیابی این است که چند فرآیند واقعی شرکت خود را در دمو بررسی کنید.
برای مثال از ارائهدهنده بخواهید نشان دهد:
- ثبت اطلاعات روزمره چگونه انجام میشود
- گزارشهای موردنیاز شما چگونه تهیه میشوند
- مدیر چگونه به اطلاعات مالی دسترسی دارد
- حرکت بین بخشهای مختلف سیستم چگونه است
- سرعت انجام عملیات در عمل چقدر است
اگر قصد بررسی نرم افزار حسابداری رای پرداز را دارید، استفاده از نسخه نمایشی یا دریافت مشاوره پیش از تصمیمگیری میتواند کمک کند مشخص شود کدام مدل استقرار و چه مجموعهای از امکانات برای سازمان شما مناسبتر است.
درخواست دمو و مشاوره پیش از خرید نرم افزار حسابداری
قبل از مقایسه عدد نهایی، بهتر است نیازهای سازمان خود را مشخص کرده و امکانات موردنیاز، مدل ابری یا سرور اختصاصی و سطح گزارشدهی مورد انتظار را با کارشناسان محصول بررسی کنید.
جمعبندی؛ قیمت مناسب یعنی تناسب هزینه با نیاز
قیمت نرم افزار حسابداری شرکتی زمانی معنا پیدا میکند که بدانید در ازای آن چه امکانات، خدمات و قابلیتهایی دریافت میکنید.
ارزانترین گزینه الزاماً اقتصادیترین انتخاب نیست و گرانترین محصول نیز لزوماً بهترین گزینه برای سازمان شما نخواهد بود.
پیش از تصمیمگیری، نیازهای مالی شرکت، سیستمهای موردنیاز، نحوه استقرار، گزارشدهی، سرعت، خدمات پشتیبانی و قابلیت توسعه آینده را مشخص کنید. سپس چند گزینه را بر اساس هزینه کل و نه فقط قیمت اولیه مقایسه کنید.
رای پرداز یک نرم افزار حسابداری و مدیریت مالی تحت وب است که با سرعت بالا، گزارشدهی کامل و دقیق و امکان ارائه در دو مدل ابری و سرور شخصی عرضه میشود. اگر این ویژگیها با نیاز مجموعه شما همراستا است، مرحله منطقی بعدی مشاهده دمو و دریافت مشاوره و پیشنهاد قیمت متناسب با شرایط شرکت خواهد بود.