راهنمای خرید نرم افزار حسابداری شرکتی در سال ۱۴۰۵ | ۱۰ معیار مهم انتخاب
برای خرید نرم افزار حسابداری شرکتی چه نکاتی مهم است؟ در این راهنمای جامع، معیارهای انتخاب، مقایسه نرم افزارها، نسخه ابری و اختصاصی و چکلیست خرید را بررسی میکنیم.
راهنمای خرید نرم افزار حسابداری شرکتی در سال ۱۴۰۵
انتخاب نرم افزار حسابداری برای یک شرکت، فقط انتخاب ابزاری برای ثبت سند حسابداری نیست. نرم افزاری که امروز انتخاب میکنید ممکن است طی چند سال آینده اطلاعات مالی، فروش، انبار، دریافت و پرداخت، خرید، حقوق و دستمزد و بخش مهمی از گزارشهای مدیریتی سازمان شما را در خود نگهداری کند.
به همین دلیل، تصمیمگیری صرفاً بر اساس قیمت نرم افزار یا مشاهده چند فرم حسابداری میتواند در آینده هزینههای زیادی برای سازمان ایجاد کند.
یک نرم افزار ممکن است برای یک شرکت کوچک کاملاً مناسب باشد، اما پس از افزایش حجم اطلاعات، تعداد کاربران، ایجاد شعب جدید یا اضافه شدن فرآیندهای فروش و انبار، دیگر پاسخگوی نیاز مجموعه نباشد.
در این راهنمای خرید نرم افزار حسابداری بررسی میکنیم که هنگام انتخاب یک نرم افزار مالی شرکتی باید چه معیارهایی را در نظر بگیرید، چه سؤالاتی از شرکت ارائهدهنده بپرسید و چگونه پیش از خرید تشخیص دهید که یک نرم افزار واقعاً برای سازمان شما مناسب است یا خیر.
قبل از خرید نرم افزار حسابداری، نیازهای شرکت خود را مشخص کنید
یکی از رایجترین اشتباهات هنگام خرید نرم افزار حسابداری این است که ابتدا محصولات موجود در بازار بررسی میشوند و بعد سازمان تلاش میکند فرآیندهای خود را با نرم افزار تطبیق دهد.
بهتر است مسیر را برعکس طی کنید.
قبل از مشاهده دمو یا دریافت قیمت، مشخص کنید شرکت شما امروز چه نیازهایی دارد و احتمالاً طی چند سال آینده چه نیازهایی خواهد داشت.
برای مثال پاسخ این پرسشها میتواند نقطه شروع مناسبی باشد:
-
چند نفر قرار است همزمان از نرم افزار استفاده کنند؟
-
شرکت یک شعبه دارد یا چند شعبه؟
-
فقط حسابداری مالی نیاز دارید یا انبار، فروش، خرید و خزانهداری نیز باید به حسابداری متصل باشند؟
-
آیا پروژه، قرارداد، مرکز هزینه یا شعب مختلف باید در گزارشهای مالی تفکیک شوند؟
-
حجم اسناد و تراکنشهای شرکت چقدر است؟
-
مدیران چه گزارشهایی برای تصمیمگیری نیاز دارند؟
-
آیا شرکت نیازمند اتصال اطلاعات به سامانههای مالیاتی است؟
-
نرم افزار باید روی سرور شرکت نصب شود یا استفاده از نسخه ابری برای مجموعه مناسبتر است؟
-
آیا احتمال توسعه شرکت و افزایش کاربران در آینده وجود دارد؟
پاسخ به این پرسشها کمک میکند به جای انتخاب «محبوبترین نرم افزار»، نرم افزاری را انتخاب کنید که با ساختار واقعی سازمان شما سازگار باشد.
۱۰ معیار مهم برای خرید نرم افزار حسابداری شرکتی
۱. نرم افزار باید متناسب با اندازه و پیچیدگی شرکت باشد
نیاز یک فروشگاه کوچک با یک شرکت بازرگانی، تولیدی یا پیمانکاری که چندین واحد سازمانی، پروژه، انبار و مرکز هزینه دارد یکسان نیست.
بنابراین اولین معیار در انتخاب نرم افزار حسابداری باید تناسب نرم افزار با ساختار سازمان باشد.
اگر مجموعه شما در حال رشد است، فقط نیازهای امروز را بررسی نکنید.
نرم افزاری که امروز خریداری میکنید باید بتواند افزایش حجم اطلاعات، کاربران، شعب و فرآیندهای سازمان را نیز مدیریت کند.
۲. یکپارچگی حسابداری با سایر بخشهای شرکت را بررسی کنید
در بسیاری از شرکتها حسابداری آخرین مقصد اطلاعات است.
فروش انجام میشود، کالا از انبار خارج میشود، دریافت از مشتری ثبت میشود، خرید انجام میشود و در نهایت تمام این رویدادها باید اثر مالی خود را در حسابداری نشان دهند.
اگر هر بخش در یک نرم افزار جداگانه مدیریت شود، معمولاً انتقال اطلاعات بین سیستمها به ورود مجدد اطلاعات، فایل Excel یا فرآیندهای دستی وابسته میشود.
نتیجه میتواند افزایش خطای انسانی، دوبارهکاری و دشوار شدن کنترل اطلاعات باشد.
به همین دلیل هنگام خرید نرم افزار حسابداری بررسی کنید که آیا میتوانید آن را به سیستمهایی مانند:
-
دریافت و پرداخت
-
دارایی ثابت
-
حقوق و دستمزد
متصل کنید یا خیر.
برای شرکتهایی که حجم عملیات بیشتری دارند، یکپارچگی بین زیرسیستمها یکی از مهمترین معیارهای خرید نرم افزار حسابداری است.
۳. قدرت گزارشگیری را جدی بگیرید
بسیاری از نرم افزارهای حسابداری در ثبت اطلاعات عملکرد قابل قبولی دارند؛ تفاوت اصلی زمانی مشخص میشود که مدیر مالی یا مدیرعامل به اطلاعات تحلیلی نیاز پیدا میکند.
در جلسه دمو فقط فرم ثبت سند را مشاهده نکنید.
از ارائه دهنده بخواهید سناریوهای واقعی گزارشگیری را اجرا کند.
برای مثال:
«مانده این حساب را نشان بدهید.»
سپس:
«از همین گزارش وارد گردش حساب شوید.»
و بعد:
«از گردش حساب به سند اصلی برسید.»
این نوع آزمون ساده به شما نشان میدهد که نرم افزار تا چه اندازه امکان Drill Down و ردیابی اطلاعات مالی را فراهم میکند.
همچنین بررسی کنید نرم افزار چه امکاناتی برای گزارشهایی مانند گزارش تراز عملکرد، گزارش دفاتر کل و معین حسابداری، گزارش مرور حسابها، گزارش صورتهای مالی، گزارشهای تحلیلی و گزارشهای مدیریتی دارد.
در نرم افزار حسابداری مالی رایپرداز امکان حرکت از گزارشهای مالی به دفاتر و از دفاتر به اسناد حسابداری در نظر گرفته شده است تا بررسی اطلاعات از سطح گزارش تا سند اصلی به سادگی میسر باشد.
۴. انعطاف کدینگ حسابداری را بررسی کنید
ساختار حسابها یکی از بخشهایی است که تغییر آن پس از چند سال استفاده از نرم افزار میتواند بسیار دشوار باشد.
قبل از خرید بررسی کنید نرم افزار چه امکاناتی برای تعریف:
-
حسابهای کل و معین
-
ساختارهای چندسطحی
-
اشخاص
-
مراکز هزینه
-
پروژهها
-
قراردادها
-
شعب
-
سایر ابعاد تحلیلی
در اختیار شما قرار میدهد.
شرکتهایی که نیازمند گزارشگیری مدیریتی دقیق هستند بهتر است به نرم افزاری توجه کنند که ساختار حسابداری آن قابل توسعه باشد و سازمان مجبور نشود برای هر نوع گزارش، کدینگ حسابداری را بیش از حد پیچیده کند.
۵. کنترلهای داخلی و سطح دسترسی کاربران را بررسی کنید
نرم افزار مالی محل نگهداری یکی از حساسترین اطلاعات سازمان است.
بنابراین سؤال فقط این نیست که «چه کسی میتواند وارد نرم افزار شود؟»
بلکه باید مشخص باشد:
-
چه کسی میتواند سند ثبت کند؟
-
چه کسی اجازه ویرایش دارد؟
-
چه کسی میتواند سند را تأیید کند؟
-
چه کاربری به اطلاعات مالی دسترسی دارد؟
-
چه کسی میتواند گزارشهای خاص را مشاهده کند؟
-
آیا دسترسی کاربران بر اساس نقش قابل مدیریت است؟
برای شرکتهایی که چند کاربر مالی دارند، وجود ساختار مناسب دسترسی و کنترل فرآیند تأیید اهمیت زیادی دارد.
۶. نسخه ابری بهتر است یا نصب روی سرور شرکت؟
در سال ۱۴۰۵ یکی از تصمیمهای مهم هنگام خرید نرم افزار حسابداری، انتخاب مدل استقرار است.
به طور کلی دو انتخاب اصلی وجود دارد:
نرم افزار حسابداری ابری
در این مدل سازمان نیاز کمتری به تهیه و نگهداری زیرساخت داخلی دارد و کاربران میتوانند متناسب با سطح دسترسی خود از مکانهای مختلف به سیستم متصل شوند.
این مدل برای شرکتهایی که به راهاندازی سریعتر، دسترسی از شعب یا کاهش درگیری با زیرساخت اهمیت میدهند میتواند گزینه مناسبی باشد.
برای آشنایی بیشتر میتوانید نسخه ابری نرم افزار حسابداری رایپرداز را بررسی کنید.
نصب روی سرور اختصاصی سازمان
برخی شرکتها به دلیل سیاستهای فناوری اطلاعات، حساسیت دادهها یا ساختار داخلی سازمان ترجیح میدهند نرم افزار روی سرور اختصاصی خودشان نصب شود.
بنابراین نمیتوان گفت نسخه ابری همیشه بهتر است یا نصب اختصاصی.
انتخاب صحیح به ساختار سازمان شما بستگی دارد.
۷. سرعت نرم افزار را با اطلاعات واقعی آزمایش کنید
نمایش یک نرم افزار با چند سند آزمایشی نمیتواند معیار مناسبی برای ارزیابی عملکرد آن باشد.
اگر شرکت شما حجم اطلاعات بالایی دارد، درباره عملکرد سیستم در دیتابیسهای بزرگ سؤال کنید.
بهخصوص سرعت این بخشها اهمیت زیادی دارد:
-
باز شدن گزارشها
-
جستوجوی اطلاعات
-
ثبت اسناد
-
گزارشگیری چندساله
-
گردش حسابها
-
کار همزمان چند کاربر
ممکن است اختلاف چند ثانیهای در یک عملیات ساده مهم به نظر نرسد، اما وقتی کاربران یک واحد مالی روزانه صدها بار با سیستم کار میکنند، همین تفاوت میتواند روی بهرهوری مجموعه اثر قابل توجهی داشته باشد.
۸. پشتیبانی و سابقه شرکت ارائهدهنده را بررسی کنید
در خرید نرم افزار حسابداری شما فقط یک نرم افزار نمیخرید؛ وارد یک همکاری بلندمدت با شرکت ارائهدهنده میشوید.
قوانین مالیاتی تغییر میکنند، فرآیندهای شرکت توسعه پیدا میکنند و ممکن است در آینده به امکانات یا گزارشهای جدید نیاز داشته باشید.
بنابراین قبل از خرید درباره این موارد تحقیق کنید:
-
سابقه فعالیت شرکت
-
نحوه ارائه پشتیبانی
-
فرآیند ثبت درخواست
-
آموزش کاربران
-
نحوه ارائه بهروزرسانی
-
امکان انتقال اطلاعات از سیستم قبلی
-
سابقه استقرار در شرکتهای مشابه
قیمت پایین یک نرم افزار در زمان خرید، در صورتی که پشتیبانی مناسبی نداشته باشد، ممکن است در آینده هزینه بسیار بیشتری برای سازمان ایجاد کند.
۹. امکان توسعه و اضافه کردن ماژولها را بررسی کنید
ممکن است امروز فقط نرم افزار حسابداری نیاز داشته باشید.
اما یک سال بعد شرکت به انبار نیاز پیدا کند و دو سال بعد بخواهد فرآیند فروش، سفارشات، خرید یا خزانهداری را مکانیزه کند.
اگر نرم افزار شما بخشی از یک مجموعه یکپارچه باشد، توسعه سیستم معمولاً سادهتر خواهد بود.
برای مثال رایپرداز علاوه بر نرم افزار حسابداری مالی، راهکارهای مرتبط با انبار، فروش، خرید و تدارکات، دریافت و پرداخت، دارایی ثابت، منابع انسانی و سایر فرآیندهای سازمانی را در یک مجموعه ارائه میکند.
این موضوع برای مجموعههایی که قصد دارند به مرور فرآیندهای بیشتری را مکانیزه کنند اهمیت زیادی دارد.
۱۰. قبل از خرید، دمو را با سناریوی واقعی شرکت خود ببینید
یکی از بهترین روشها برای انتخاب نرم افزار حسابداری این است که جلسه دمو را از حالت معرفی امکانات خارج کنید.
به جای اینکه فقط از کارشناس فروش بخواهید منوهای نرم افزار را توضیح دهد، چند سناریوی واقعی شرکت خودتان را آماده کنید.
مثلاً بگویید:
«فرض کنید ما سه مرکز هزینه، دو پروژه و یک قرارداد داریم. میخواهیم هزینه این پروژه را بر اساس حساب و مرکز هزینه مشاهده کنیم.»
یا:
«یک فروش ثبت شده؛ نشان دهید چگونه سند حسابداری آن ایجاد میشود و چگونه میتوان از گزارش مالی دوباره به عملیات اصلی رسید.»
هرچه دمو به فرآیند واقعی شرکت شما نزدیکتر باشد، احتمال انتخاب اشتباه کمتر خواهد شد.
جدول مقایسه نرم افزارهای حسابداری
هنگام بررسی گزینههای مختلف میتوانید جدول زیر را تکمیل کنید:
| معیار | نرم افزار A | نرم افزار B | نرم افزار C |
|---|---|---|---|
| ساختار حسابداری منعطف | |||
| گزارشگیری مالی و مدیریتی | |||
| اتصال حسابداری به انبار | |||
| اتصال حسابداری به فروش | |||
| اتصال حسابداری به خرید | |||
| سیستم دریافت و پرداخت | |||
| گزارشهای قانونی و مالیاتی | |||
| سطح دسترسی کاربران | |||
| نسخه ابری | |||
| نصب روی سرور اختصاصی | |||
| امکان توسعه ماژولها | |||
| انتقال اطلاعات سیستم قبلی | |||
| کیفیت پشتیبانی | |||
| هزینه استقرار | |||
| هزینه پشتیبانی سالانه |
نکته مهم این است که قیمت تنها یکی از ردیفهای این جدول است، نه کل جدول.
۷ سؤال مهم که باید در جلسه دمو بپرسید
قبل از تصمیم نهایی این پرسشها را از شرکت ارائهدهنده نرم افزار بپرسید:
-
اگر حجم اطلاعات ما چند برابر شود، نرم افزار همچنان پاسخگوی مجموعه خواهد بود؟
-
اطلاعات فروش، انبار، خرید و دریافت و پرداخت چگونه وارد حسابداری میشوند؟
-
اگر نیاز به گزارش خاص داشته باشیم چه راهکاری وجود دارد؟
-
سطح دسترسی کاربران تا چه اندازه قابل تنظیم است؟
-
اگر بخواهیم اطلاعات نرم افزار فعلی را منتقل کنیم چه فرآیندی دارید؟
-
نسخه ابری و اختصاصی چه تفاوتی برای شرکت ما دارند؟
-
بعد از خرید، آموزش، پشتیبانی و بهروزرسانی چگونه انجام میشود؟
پاسخ دقیق به همین هفت سؤال میتواند بسیاری از تفاوتهای واقعی میان نرم افزارهای مختلف را مشخص کند.
چه زمانی باید نرم افزار حسابداری شرکت را تغییر دهیم؟
اگر هماکنون از یک نرم افزار استفاده میکنید، الزاماً نیازی به تغییر آن ندارید.
اما وجود برخی نشانهها میتواند نشان دهد زمان بررسی گزینههای جدید فرا رسیده است:
-
وابستگی زیاد به Excel برای تهیه گزارشها
-
ورود چندباره یک اطلاعات در سیستمهای مختلف
-
دشوار بودن تهیه گزارشهای مدیریتی
-
کند شدن سیستم با افزایش حجم اطلاعات
-
محدودیت در تعریف کاربران یا سطوح دسترسی
-
عدم ارتباط مناسب حسابداری با انبار، فروش یا خرید
-
دشوار بودن ردیابی یک عدد از گزارش تا سند اصلی
-
وابستگی زیاد به افراد برای تهیه گزارش
-
پاسخگو نبودن نرم افزار به رشد شرکت
-
ضعف پشتیبانی یا کند بودن توسعه محصول
اگر چند مورد از این مشکلات را بهصورت همزمان تجربه میکنید، بهتر است قبل از ادامه توسعه سیستم فعلی، هزینه و مزایای مهاجرت به یک راهکار جدید را نیز بررسی کنید.
نرم افزار حسابداری رایپرداز برای چه شرکتهایی مناسب است؟
اگر سازمان شما فقط به ثبت چند سند ساده در ماه نیاز دارد، احتمالاً یک نرم افزار حسابداری سبک نیز میتواند پاسخگوی نیازتان باشد.
اما زمانی که تعداد کاربران، حجم عملیات و نیازهای مدیریتی افزایش پیدا میکند، اهمیت یک سیستم یکپارچه بیشتر میشود.
نرم افزار حسابداری رایپرداز برای مجموعههایی طراحی شده است که علاوه بر عملیات حسابداری، به کنترل بهتر اطلاعات، گزارشگیری دقیقتر و ارتباط حسابداری با سایر فرآیندهای سازمان نیاز دارند.
ساختار حسابداری چندسطحی، حسابهای شناور، گزارشهای مالی و تحلیلی، ارتباط حسابداری با سایر زیرسیستمها و امکان استفاده از راهکار ابری یا استقرار روی سرور اختصاصی، به سازمان اجازه میدهد راهکار متناسب با ساختار خود را انتخاب کند.
برای مشاهده جزئیات امکانات میتوانید صفحه نرم افزار حسابداری مالی رایپرداز را بررسی کنید.
جمعبندی؛ بهترین نرم افزار حسابداری کدام است؟
پاسخ این سؤال برای همه شرکتها یکسان نیست.
بهترین نرم افزار حسابداری، نرم افزاری نیست که بیشترین تعداد امکانات را در بروشور خود نوشته باشد؛ بلکه نرم افزاری است که:
-
فرآیندهای واقعی سازمان شما را پوشش دهد،
-
اطلاعات بخشهای مختلف را یکپارچه کند،
-
امکان رشد در آینده داشته باشد،
-
گزارشهای موردنیاز مدیران را ارائه دهد،
-
امنیت و کنترل مناسبی داشته باشد،
-
و شرکت ارائهدهنده آن بتواند در بلندمدت از محصول پشتیبانی کند.
به همین دلیل پیشنهاد میکنیم قبل از خرید، چند نرم افزار را با یک چکلیست واحد بررسی کنید و سپس حداقل دو گزینه نهایی را با سناریوهای واقعی سازمان خود در جلسه دمو آزمایش کنید.
هنوز بین چند نرم افزار حسابداری مردد هستید؟
برای سادهتر شدن تصمیمگیری، میتوانید چکلیست انتخاب نرم افزار حسابداری شرکتی را دانلود کنید و گزینههای موردنظر خود را بر اساس معیارهای اصلی مقایسه نمایید.
اگر میخواهید بررسی کنید که رایپرداز تا چه اندازه با فرآیندهای شرکت شما سازگار است، میتوانید درخواست دمو ثبت کنید تا به جای یک معرفی عمومی، امکانات نرم افزار بر اساس نیازهای واقعی مجموعه شما بررسی شود.
مشاهده نرم افزار حسابداری رایپرداز
دانلود چکلیست انتخاب نرم افزار حسابداری
درخواست دمو و مشاوره رایگان