ثبت درخواست خرید
امکان ثبت درخواست خرید کالا و خدمات توسط واحدهای مختلف سازمان وجود دارد. هر درخواست میتواند شامل کالا، مقدار، واحد مصرفکننده، مرکز هزینه، تاریخ نیاز، توضیحات و اولویت تأمین باشد.
نرم افزار خرید و تدارکات
قدرت و کارآمدی در عین سادگی
دریافت مشاوره و درخواست دمومدیریت کامل فرآیند خرید؛ از درخواست تا تحویل و ثبت مالی نرم افزار خرید و تدارکات رایپرداز برای مدیریت منظم و یکپارچه فرآیند تأمین کالا و خدمات در سازمان طراحی شده است. با این سیستم، تمام مراحل خرید از ثبت درخواست، استعلام قیمت، انتخاب تأمینکننده، ثبت سفارش خرید، صدور سند خرید، کنترل هزینههای جانبی، ثبت برگشت از خرید و تهیه گزارشهای مدیریتی در یک جریان شفاف و قابل پیگیری انجام میشود. این نرم افزار با اتصال به بخشهایی مانند انبار، حسابداری و خزانهداری، به سازمان کمک میکند خریدها را دقیقتر کنترل کند، از دوبارهکاری جلوگیری شود، سوابق تأمینکنندگان در دسترس باشد و تصمیمگیری مدیران بر اساس اطلاعات واقعی و بهروز انجام گیرد.
امکانات محصول
ویژگی های نرم افزار خرید و تدارکات
تبدیل درخواست خرید به استعلام قیمت
درخواستهای خرید ثبتشده میتوانند مبنای ایجاد استعلام قیمت قرار بگیرند. به این ترتیب واحد تدارکات بدون ورود مجدد اطلاعات، درخواستهای تأییدشده را به مرحله استعلام از تأمینکنندگان منتقل میکند.
ثبت استعلام قیمت از تأمینکنندگان
امکان ثبت استعلام قیمت خرید برای یک یا چند تأمینکننده فراهم است. در هر استعلام میتوان قیمت پیشنهادی، زمان تحویل، شرایط پرداخت، توضیحات تأمینکننده و سایر شرایط خرید را ثبت کرد.
مقایسه پیشنهادهای خرید
پیشنهادهای دریافتی از تأمینکنندگان قابل بررسی و مقایسه هستند. این مقایسه میتواند بر اساس قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل، سابقه همکاری و سایر معیارهای تصمیمگیری انجام شود.
ثبت سفارش خرید
پس از بررسی استعلامها، امکان ثبت سفارش خرید وجود دارد. سفارش خرید میتواند مستقیماً ثبت شود یا از روی استعلام قیمت ایجاد گردد تا فرآیند خرید با نظم و مستندات کامل ادامه پیدا کند.
تبدیل استعلام قیمت به سفارش خرید
استعلامهای تأییدشده میتوانند به سفارش خرید تبدیل شوند. این قابلیت باعث کاهش ورود اطلاعات تکراری، افزایش سرعت عملیات خرید و حفظ ارتباط بین مراحل مختلف فرآیند تأمین میشود.
ثبت سند خرید از روی سفارش یا استعلام
امکان ثبت سند خرید از روی سفارش خرید یا استعلامهای انجامشده وجود دارد. با این روش، اطلاعات خرید بهصورت منظم از مراحل قبلی به سند خرید منتقل میشود و خطای ثبت اطلاعات کاهش پیدا میکند.
ثبت قیمتهای خرید کالا
در سیستم میتوان قیمتهای خرید کالا را ثبت و نگهداری کرد. این قیمتها در زمان صدور اسناد خرید قابل پیشنهاد هستند و به کاربر کمک میکنند خریدهای بعدی با دقت و سرعت بیشتری ثبت شوند.
پیشنهاد قیمت خرید هنگام ثبت اسناد
هنگام صدور اسناد خرید، سیستم میتواند قیمتهای ثبتشده قبلی را پیشنهاد دهد. این قابلیت باعث کنترل بهتر قیمتها، جلوگیری از خطا و دسترسی سریعتر به سوابق خرید کالا میشود.
ثبت برگشت از خرید
در صورت مرجوع شدن کالا به تأمینکننده، امکان ثبت برگشت از خرید وجود دارد. این فرآیند میتواند به دلایلی مانند مغایرت، خرابی، کیفیت نامناسب، اشتباه در ارسال یا عدم تطابق با سفارش انجام شود.
ثبت سه واحد اندازهگیری برای هر کالا
برای هر کالا امکان تعریف و استفاده از سه واحد اندازهگیری وجود دارد. این قابلیت برای کالاهایی که با واحدهای مختلف خرید، نگهداری و مصرف میشوند کاربرد دارد؛ مانند کارتن، بسته و عدد.
استفاده از بارکدخوان در اسناد خرید
در اسناد خرید امکان استفاده از بارکدخوان وجود دارد. این ویژگی سرعت ثبت کالاها را افزایش میدهد و خطاهای ورود دستی اطلاعات را کاهش میدهد.
ثبت هزینههای پس از خرید
هزینههایی که پس از خرید و تا زمان رسیدن کالا به انبار شرکت اتفاق میافتند قابل ثبت هستند؛ مانند هزینه حمل، بارگیری، بیمه، بستهبندی، گمرک، تخلیه، انبارداری و سایر هزینههای جانبی.
محاسبه دقیقتر بهای تمامشده خرید
با ثبت هزینههای جانبی و هزینههای مسیر تأمین تا انبار، امکان محاسبه دقیقتر بهای تمامشده کالا فراهم میشود. این موضوع برای کنترل سود، قیمتگذاری و تحلیل خرید اهمیت زیادی دارد.
کنترل تحویل کالا
پس از ثبت سفارش خرید، تحویل کالا قابل کنترل است. مقدار تحویلشده، مقدار باقیمانده، کسری، مغایرت و وضعیت دریافت کالا میتواند در سیستم ثبت و پیگیری شود.
ارتباط با انبار
فرآیند خرید میتواند با عملیات انبار در ارتباط باشد. پس از دریافت کالا، اطلاعات خرید میتواند مبنای ثبت رسید انبار قرار گیرد تا موجودی کالا بهصورت دقیق و مستند بهروزرسانی شود.
ارتباط با حسابداری
اطلاعات مالی مربوط به خرید، بدهی تأمینکننده، مالیات، تخفیفات، هزینههای جانبی و برگشت از خرید میتواند در ارتباط با حسابداری ثبت و پیگیری شود.
ارتباط با خزانهداری و پرداختها
اطلاعات مربوط به تأمینکنندگان، مبالغ قابل پرداخت، سررسیدها و وضعیت تسویه میتواند در فرآیند خزانهداری مورد استفاده قرار گیرد تا پرداختها منظمتر و قابل کنترلتر انجام شوند.
مدیریت اطلاعات تأمینکنندگان
امکان ثبت و نگهداری اطلاعات تأمینکنندگان، سوابق خرید، کالاهای تأمینشده، شرایط همکاری، اطلاعات تماس و وضعیت حساب آنها وجود دارد.
گردش تأیید خرید
درخواست خرید، استعلام، سفارش خرید یا سند خرید میتواند بر اساس ساختار سازمانی وارد گردش تأیید شود. این قابلیت به کنترل بهتر خریدها و جلوگیری از انجام خریدهای خارج از روال کمک میکند.
گزارشهای متنوع خرید
امکان تهیه گزارشهای متنوع از خرید به تفکیک کالا، تأمینکننده، مرکز هزینه، پروژه، واحد درخواستکننده، تاریخ، نوع سند، سفارش خرید و سایر عوامل موجود در خرید وجود دارد.
گزارش گردش و مانده حساب تأمینکنندگان
کاربران میتوانند گردش حساب و مانده تأمینکنندگان را مشاهده کنند. این گزارش برای کنترل بدهیها، برنامهریزی پرداخت و بررسی سوابق همکاری با تأمینکنندگان کاربرد دارد.
داشبورد مدیریتی خرید و تدارکات
مدیران میتوانند وضعیت درخواستهای خرید، استعلامهای باز، سفارشهای در جریان، خریدهای انجامشده، تأخیر در تحویل و عملکرد تأمینکنندگان را در قالب داشبورد مدیریتی مشاهده کنند.
گردش کامل خرید و تدارکات در نرمافزار رایپرداز
فرض کنید واحد تولید یک شرکت برای ادامه فعالیت خود به تعدادی قطعه مصرفی نیاز دارد. کاربر واحد تولید وارد سیستم شده و درخواست خرید کالا را ثبت میکند. در این درخواست، اطلاعاتی مانند نام کالا، مقدار موردنیاز، مرکز هزینه، تاریخ نیاز و توضیحات تکمیلی مشخص میشود.
پس از ثبت درخواست، درخواست خرید وارد گردش بررسی و تأیید میشود. مسئول مربوطه درخواست را بررسی کرده و در صورت تأیید، آن را برای واحد تدارکات ارسال میکند. واحد تدارکات درخواستهای تأییدشده را بررسی کرده و برای کالاهایی که باید خریداری شوند، استعلام قیمت ثبت میکند.
استعلام قیمت و انتخاب تأمینکننده
استعلام قیمت برای چند تأمینکننده ارسال میشود. پس از دریافت پیشنهادها، اطلاعات هر تأمینکننده شامل قیمت پیشنهادی، زمان تحویل، شرایط پرداخت و توضیحات مربوط به خرید در سیستم ثبت میشود. سپس پیشنهادها با یکدیگر مقایسه شده و مناسبترین تأمینکننده انتخاب میگردد.
تبدیل استعلام به سفارش خرید
پس از انتخاب تأمینکننده، استعلام قیمت به سفارش خرید تبدیل میشود. در سفارش خرید، اطلاعات کالا، مقدار، قیمت، تأمینکننده، تاریخ تحویل، شرایط پرداخت و محل تحویل ثبت میشود. در صورت نیاز، سفارش خرید برای تأیید مدیر تدارکات یا مدیر مالی ارسال میگردد.
ثبت خرید، کنترل کالا و بارکدخوان
بعد از تحویل کالا توسط تأمینکننده، اطلاعات خرید از روی سفارش خرید یا استعلام انجامشده به سند خرید تبدیل میشود. در این مرحله، در صورت استفاده از بارکدخوان، کالاها با سرعت و دقت بیشتری در سند ثبت میشوند. همچنین اگر کالا دارای چند واحد اندازهگیری باشد، مقدار خرید میتواند بر اساس واحدهای مختلف مانند کارتن، بسته یا عدد کنترل شود.
ثبت هزینههای پس از خرید
در صورتی که برای رساندن کالا به انبار شرکت هزینههایی مانند حمل، بیمه، بارگیری، گمرک یا تخلیه پرداخت شده باشد، این هزینهها در سیستم بهعنوان هزینههای پس از خرید ثبت میشوند. این اطلاعات میتواند در محاسبه دقیقتر بهای تمامشده کالا مورد استفاده قرار گیرد.
ارتباط خرید با انبار و حسابداری
پس از تأیید دریافت کالا، اطلاعات خرید در ارتباط با انبار قرار میگیرد و رسید انبار ثبت میشود. موجودی کالا بهروزرسانی شده و سوابق خرید، ورود کالا و تأمینکننده در سیستم قابل پیگیری خواهد بود.
اگر بخشی از کالا معیوب باشد، با سفارش خرید مغایرت داشته باشد یا نیاز به مرجوعی وجود داشته باشد، برگشت از خرید در سیستم ثبت میشود. این برگشت میتواند در حساب تأمینکننده، موجودی انبار و گزارشهای خرید اثرگذار باشد.
در ادامه، اطلاعات مالی خرید در حسابداری و وضعیت بدهی تأمینکننده در بخش مالی قابل پیگیری است. در صورت وجود سررسید پرداخت، واحد خزانهداری میتواند وضعیت پرداخت به تأمینکننده را مدیریت کند.
شفافیت کامل در مسیر خرید
در پایان، مدیران سازمان میتوانند تمام مسیر خرید را از درخواست اولیه تا استعلام قیمت، سفارش خرید، سند خرید، ورود به انبار، هزینههای جانبی، برگشت از خرید و وضعیت حساب تأمینکننده مشاهده کنند. این شفافیت باعث میشود فرآیند خرید و تدارکات منظمتر، قابل کنترلتر و دقیقتر انجام شود.