مقایسه نرم افزار مالی ابری و نصب روی سرور اختصاصی
راهنمای کامل خرید نرم افزار حسابداری رای پرداز؛ بررسی تفاوت نسخه ابری رای پرداز و نسخه اختصاصی رای پرداز، مزایا، محدودیتها، اشتراک سالانه و انتخاب بهترین نرم افزار مالی و حسابداری.
مقدمه
انتخاب نرم افزار حسابداری برای هر کسبوکار، فقط خرید یک برنامه برای ثبت سند و فاکتور نیست؛ بلکه انتخاب یک زیرساخت مالی برای مدیریت اطلاعات، کنترل عملیات، گزارشگیری و تصمیمگیری دقیقتر است. شرکتها هنگام خرید نرم افزار حسابداری معمولاً با این سؤال روبهرو میشوند که کدام مدل برای آنها مناسبتر است: استفاده از یک نرم افزار حسابداری ابری با هزینه اولیه کمتر و راهاندازی سریعتر، یا تهیه نرم افزار حسابداری اختصاصی که روی سرور خود شرکت نصب میشود و محدودیتهای اشتراکی ندارد؟
نرم افزار حسابداری رای پرداز برای پاسخ به نیازهای متفاوت کسبوکارها، به دو روش اصلی ارائه میشود: نسخه اختصاصی رای پرداز و نسخه ابری رای پرداز. هر دو روش بر پایه نرم افزار مالی و حسابداری رایپرداز طراحی شدهاند، اما مدل خرید، نحوه فعالسازی، زیرساخت مورد نیاز، هزینهها و میزان محدودیت در استفاده از نرم افزار در آنها متفاوت است.
در ادامه، بهصورت کامل و دقیق تفاوت این دو روش را بررسی میکنیم تا شرکتها بتوانند هنگام خرید نرم افزار حسابداری، انتخاب مناسبتری داشته باشند.
نرم افزار حسابداری رای پرداز در دو مدل ابری و اختصاصی
نرم افزار حسابداری رای پرداز یک نرم افزار مالی و حسابداری تحت وب است که برای مدیریت فرآیندهای مالی، حسابداری، فروش، سفارشات، سامانه مودیان، دریافت و پرداخت، انبارداری، خرید و تدارکات و سایر نیازهای مدیریتی کسبوکارها قابل استفاده است. بسته به نوع نیاز شرکت، این نرم افزار میتواند بهصورت اختصاصی روی سرور خود سازمان نصب شود یا به شکل اشتراک ابری حسابداری در اختیار کاربران قرار گیرد.
تفاوت اصلی این دو مدل در شیوه استقرار و نحوه پرداخت است. در نسخه اختصاصی، نرم افزار روی سرور شرکت مشتری نصب و فعالسازی میشود و استفاده از آن در شبکه داخلی سازمان انجام میگیرد. اما در نسخه ابری، کاربر بدون نیاز به تهیه سرور و بدون درگیری با نگهداری زیرساخت، با پرداخت هزینه اشتراک سالانه از نرم افزار استفاده میکند.
نسخه اختصاصی رای پرداز چیست؟
نسخه اختصاصی رای پرداز برای شرکتهایی طراحی شده است که میخواهند نرم افزار روی سرور خودشان نصب شود و کنترل بیشتری روی زیرساخت داخلی داشته باشند. در این روش، نرم افزار حسابداری اختصاصی روی سرور شرکت نصب و روی شبکه همان مجموعه تنظیم میشود. پس از نصب و راهاندازی، کاربران سازمان میتوانند از طریق شبکه داخلی به نرم افزار دسترسی داشته باشند و عملیات مالی و حسابداری خود را انجام دهند.
یکی از مهمترین مزیتهای نسخه اختصاصی این است که استفاده از نرم افزار محدودیت اشتراکی ندارد. یعنی شرکت میتواند بر اساس نیاز خود، تعداد کاربران، اسناد حسابداری، فاکتورهای فروش و سایر عملیات نرم افزاری را بدون سقفهای تعریفشده در پلنهای ابری مدیریت کند. به همین دلیل، نرم افزار حسابداری اختصاصی برای سازمانهایی مناسب است که حجم عملیات مالی بالایی دارند، کاربران متعددی از نرم افزار استفاده میکنند یا نمیخواهند در ثبت اسناد و استفاده از امکانات اصلی، وابسته به محدودیتهای اشتراک باشند.
در نسخه اختصاصی رای پرداز، قیمت نهایی معمولاً بر اساس ماژولهای انتخابشده، تعداد شرکتها و شرایط استقرار محاسبه میشود. شرکت میتواند ماژولهای مورد نیاز خود را انتخاب کند و بر اساس ساختار کاری خود، نرم افزار را تهیه نماید. همچنین در این مدل، تعداد کاربران در مرحله فعلی نامحدود است و در قیمت پایه تأثیری ندارد.
البته استفاده از نسخه اختصاصی به این معنا نیست که نرم افزار برای همیشه بدون هزینه جانبی باقی میماند. مشتریان برای دریافت خدمات پشتیبانی، نگهداری و بهروزرسانی، باید بهصورت سالانه مبلغی را بابت پشتیبانی پرداخت کنند. این هزینه در واقع برای حفظ ارتباط پشتیبانی، رفع مشکلات احتمالی، دریافت خدمات فنی و استفاده بهتر از نرم افزار در طول زمان در نظر گرفته میشود.
امکان دسترسی به نسخه اختصاصی از بیرون شرکت
در حالت عادی، نسخه اختصاصی روی سرور شرکت نصب و در شبکه داخلی همان سازمان استفاده میشود. با این حال، اگر شرکتی نیاز داشته باشد کاربران از بیرون مجموعه نیز به نرم افزار دسترسی داشته باشند، این امکان از نظر فنی قابل پیادهسازی است.
برای این کار، شرکت میتواند از اپراتور ارائهدهنده خدمات اینترنت خود، IP ثابت دریافت کند و سپس با انجام تنظیمات لازم روی شبکه و سرور، دسترسی بیرونی به نرم افزار را فراهم سازد. در این حالت، کاربران مجاز میتوانند خارج از محیط شرکت نیز به نرم افزار متصل شوند. البته پیادهسازی این موضوع باید با رعایت نکات امنیتی و تنظیمات فنی مناسب انجام شود تا دسترسی به اطلاعات مالی سازمان به شکل کنترلشده و امن صورت گیرد.
نسخه ابری رای پرداز چیست؟
نسخه ابری رای پرداز برای کسبوکارهایی مناسب است که میخواهند بدون خرید سرور، بدون نصب نرم افزار روی زیرساخت داخلی و بدون درگیری با نگهداری فنی، از نرم افزار حسابداری تحت وب استفاده کنند. در این مدل، نرم افزار روی زیرساخت ابری رایپرداز قرار دارد و کاربران از طریق اینترنت وارد سامانه میشوند.
در نسخه ابری، کاربر با پرداخت مبلغ سالانه، اشتراک نرم افزار را برای یک سال فعال میکند. هزینه اشتراک ابری حسابداری معمولاً بسیار کمتر از هزینه تهیه نسخه اختصاصی است و همین موضوع باعث میشود این مدل برای شرکتهای کوچکتر، کسبوکارهای در حال رشد یا مجموعههایی که میخواهند با هزینه اولیه کمتر شروع کنند، گزینهای مناسب باشد.
کاربران نسخه ابری میتوانند از طریق آدرس ورود سامانه ابری رایپرداز، یعنی cloud.rypardaz.com، وارد نرم افزار شوند و عملیات مالی و حسابداری خود را انجام دهند.
مزایای نرم افزار حسابداری ابری
نرم افزار حسابداری ابری رای پرداز چند مزیت مهم برای کسبوکارها ایجاد میکند. نخست اینکه شرکت نیازی به خرید سرور، نگهداری سختافزار، نصب دستی نرم افزار یا مدیریت زیرساخت داخلی ندارد. این موضوع هزینه شروع کار را کاهش میدهد و فرآیند راهاندازی را سادهتر میکند.
مزیت دوم، راهاندازی سریعتر است. در نسخه ابری رای پرداز، تیم مالی میتواند بدون درگیری با پیچیدگیهای فنی، سریعتر وارد محیط نرم افزار شود و کار خود را آغاز کند. این موضوع برای شرکتهایی که میخواهند در زمان کوتاه از یک نرم افزار مالی و حسابداری استفاده کنند اهمیت زیادی دارد.
مزیت دیگر، دسترسی از مکانهای مختلف است. در نرم افزار حسابداری تحت وب و ابری، کاربران مجاز میتوانند از محل کار، منزل یا حتی در زمان سفر به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. این ویژگی برای مدیران، حسابداران و شرکتهایی که شعبه یا نیروی دورکار دارند، کاربرد زیادی دارد.
همچنین در نسخه ابری، بهروزرسانیها بهصورت متمرکز انجام میشود و کاربر نیازی به نصب دستی آپدیتها یا رسیدگی مداوم به زیرساخت نرم افزار ندارد. این موضوع باعث میشود استفاده از نرم افزار سادهتر، کمهزینهتر و قابل مدیریتتر باشد.
تفاوت پلنهای نسخه ابری رای پرداز
در نسخه ابری رای پرداز، امکانات نرم افزار بر اساس نوع اشتراک خریداریشده متفاوت است. یعنی هر پلن، سطح مشخصی از ماژولها، امکانات و محدودیتها را در اختیار کاربر قرار میدهد. به همین دلیل، هنگام خرید نرم افزار حسابداری ابری، شرکت باید بررسی کند که به چه امکاناتی نیاز دارد و کدام اشتراک با شرایط کاری آن هماهنگتر است.
برای مثال، برخی پلنها ممکن است فقط شامل نرم افزار حسابداری، فروش و سفارشات و سامانه مودیان باشند؛ در حالی که پلنهای بالاتر میتوانند امکانات بیشتری مانند دریافت و پرداخت، انبارداری، خرید و تدارکات، پیامرسان داخلی، داشبورد مدیریتی گزارشات یا سرویس ارسال پیامک را نیز شامل شوند.
همچنین در پلنهای ابری، محدودیتهایی مانند تعداد فاکتور فروش سالانه، تعداد سند حسابداری سالانه، تعداد کاربران، تعداد تیکتهای پشتیبانی و سطح حسابهای تفصیلی وجود دارد. بنابراین اگر یک شرکت در طول سال اسناد حسابداری یا فاکتورهای زیادی ثبت میکند، باید پلنی را انتخاب کند که ظرفیت کافی برای حجم عملیات آن داشته باشد.
اگر نیازهای شرکت افزایش پیدا کند، کاربر میتواند پلن خود را ارتقاء دهد. در صورتی که حجم عملیات بسیار بالا باشد یا شرکت بخواهد بدون محدودیتهای اشتراکی از نرم افزار استفاده کند، تهیه نسخه اختصاصی رای پرداز گزینه مناسبتری خواهد بود.
تمدید سالانه نسخه ابری و وضعیت اطلاعات کاربران
یکی از نکات مهم در نسخه ابری رای پرداز، سالانه بودن فعالسازی نرم افزار است. یعنی نرم افزار با پرداخت هزینه اشتراک برای مدت یک سال فعال میشود و پس از پایان دوره، نیاز به تمدید دارد.
اگر پرداخت تمدید اشتراک بعد از موعد مقرر انجام نشود، دسترسی کاربر به نرم افزار غیرفعال میشود. با این حال، اطلاعات شرکت حذف نمیشود. یعنی دادههای ثبتشده مانند اسناد، فاکتورها، اطلاعات مالی و سوابق کاری محفوظ باقی میمانند. اگر کاربر پس از مدتی پرداخت خود را انجام دهد و اشتراک را تمدید کند، نرم افزار دوباره فعال میشود و اطلاعات قبلی به همان شکل در دسترس قرار میگیرد.
این موضوع باعث میشود شرکتها در نسخه ابری نگرانی بابت حذف اطلاعات پس از عدم تمدید فوری نداشته باشند، اما برای جلوگیری از توقف کار روزانه واحد مالی، بهتر است تمدید اشتراک در زمان مقرر انجام شود.
نسخه ابری بهتر است یا نسخه اختصاصی؟
انتخاب بین نرم افزار حسابداری ابری و نرم افزار حسابداری اختصاصی به نیاز، بودجه، حجم عملیات و ساختار فنی شرکت بستگی دارد.
اگر شرکت شما به دنبال شروع سریع، هزینه اولیه کمتر، عدم نیاز به سرور، بهروزرسانی خودکار و دسترسی از مکانهای مختلف است، نسخه ابری رای پرداز انتخاب مناسبی است. این مدل برای شرکتهایی مناسب است که میخواهند با پرداخت اشتراک سالانه، از نرم افزار حسابداری تحت وب استفاده کنند و بر اساس نیاز خود یکی از پلنهای ابری را انتخاب نمایند.
اما اگر شرکت شما حجم بالایی از اسناد حسابداری، فاکتور فروش، کاربران متعدد یا نیازهای گسترده سازمانی دارد و نمیخواهد با محدودیتهای پلنهای ابری روبهرو باشد، نسخه اختصاصی رای پرداز گزینه مناسبتری است. در این مدل، نرم افزار روی سرور خود شرکت نصب میشود، استفاده از آن محدودیت اشتراکی ندارد و سازمان میتواند بر اساس ساختار داخلی خود از نرم افزار بهرهبرداری کند.
جمعبندی
نرم افزار حسابداری رای پرداز در دو مدل ابری و اختصاصی ارائه میشود تا کسبوکارها بتوانند متناسب با شرایط خود، بهترین روش استفاده را انتخاب کنند. نسخه ابری رای پرداز برای شرکتهایی مناسب است که میخواهند با هزینه کمتر، راهاندازی سریعتر و بدون نیاز به سرور از یک نرم افزار حسابداری ابری استفاده کنند. در این مدل، امکانات و محدودیتها بر اساس نوع اشتراک تعیین میشود و نرم افزار بهصورت سالانه فعال خواهد بود.
در مقابل، نسخه اختصاصی رای پرداز برای شرکتهایی مناسب است که به استفاده گستردهتر، کاربران بیشتر، ثبت اسناد بدون محدودیتهای اشتراکی و نصب نرم افزار روی سرور داخلی خود نیاز دارند. این مدل هزینه اولیه بیشتری دارد، اما برای سازمانهایی که عملیات مالی و حسابداری وسیعتری دارند، انتخابی پایدارتر و منعطفتر محسوب میشود.
بنابراین، هنگام خرید نرم افزار حسابداری، بهتر است ابتدا حجم عملیات، تعداد کاربران، ماژولهای مورد نیاز، بودجه، نیاز به دسترسی بیرونی و سیاستهای فنی سازمان بررسی شود. سپس میتوان با انتخاب نسخه ابری یا نسخه اختصاصی رای پرداز، یک نرم افزار مالی و حسابداری متناسب با نیاز واقعی کسبوکار تهیه کرد.