راهنمای تکمیل دفاتر تجاری الکترونیکی جدید 1404

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی با هدف ارائه دفاتر قانونی پلمپ‌شده به‌صورت دیجیتال و شفاف‌سازی فرآیندهای مالیاتی طراحی شده است. این سامانه مطابق با الزامات سازمان امور مالیاتی کشور اجرا شده و برای اشخاص حقیقی و حقوقی که ملزم به پلمپ دفاتر قانونی هستند، قابل استفاده است.

این راهنما به کاربران کمک می‌کند تا با نحوه ثبت و ارسال اطلاعات در سامانه آشنا شوند و فرآیند تکمیل و ارائه دفاتر پلمپ‌شده الکترونیکی را به درستی انجام دهند. برای دانلود نسخه pdf راهنما به انتهای مقاله مراجعه کنید.

ویژگی‌های سامانه:

• هدف سامانه: فراهم ساختن بستری برای ارائه دفاتر تجاری به‌صورت الکترونیکی
• کاربران سامانه: کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که ملزم به پلمپ دفاتر قانونی خود هستند
• بهره‌بردار سامانه: سازمان امور مالیاتی کشور
• عملیات اصلی سامانه: بارگذاری فایل اکسل حاوی گردش حساب‌ها در بازه‌های زمانی مشخص مطابق اطلاعات دفاتر روزنامه
• دوره مالی الزامی برای ثبت دفاتر: شامل کلیه دفاتری که پس از 23 تیر 1403 نزد اداره کل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری به‌صورت الکترونیکی پلمپ شده‌اند.

مراحل کلی کار با سامانه

مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در چند گام خلاصه می‌شود که در ادامه هر یک از این مراحل توضیح داده می‌شود.

1. ورود به سامانه

برای ورود به سامانه، کاربران باید ابتدا به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir مراجعه کنند. سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را انتخاب نمایند.

2. دانلود قالب اکسل دفاتر الکترونیکی جدید

قالب اکسل شامل اطلاعات زیر است که برای ارائه دفاتر تجاری الکترونیکی باید تکمیل شود:

• کد حساب کل
• عنوان حساب کل
• کد حساب معین
• عنوان حساب معین
• کد حساب تفصیلی
• عنوان حساب تفصیلی
• گردش بدهکار (ریال)
• گردش بستانکار (ریال)
• تاریخ گردش حساب

3. دستورالعمل تکمیل فایل اکسل

برای تکمیل فایل اکسل، کاربران باید موارد زیر را رعایت کنند:

• اطلاعات فقط در یک شیت اکسل قرار گیرد.
• عنوان و ترتیب ستون‌ها مطابق قالب سامانه باشد.
• ستون‌های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند.
• در هر سطر، تنها یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
• فایل‌های دارای بیش از 1000 رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.
• فرمت تاریخ گردش: YYYY/MM/DD (مثال: 1403/12/20)
• تاریخ گردش هر سطر باید در محدوده بازه زمانی گردش حساب‌ها قرار داشته باشد.

4. فرآیند بارگذاری فایل

انجام تنظیمات

قبل از بارگذاری فایل، کاربر باید موارد زیر را مشخص کند:

• نوع فایل: اکسل یا CSV
• فرمت جداکننده (Delimiter) (در صورت انتخاب فرمت CSV)
• تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها
• کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده (از لیست قابل انتخاب)

5. بارگذاری و پیش‌نمایش فایل

در این مرحله، کاربر فایل خود را بارگذاری می‌کند. برای بارگذاری موفق، نکات زیر را در نظر داشته باشید:

• تنها فایل‌های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.
• ترتیب و عنوان ستون‌ها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود.
• در صورتی که نوع فایل انتخابی با گزینه تعیین‌شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می‌کند.
• پس از بارگذاری، 10 سطر اول فایل به‌عنوان پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود.

6. مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری‌شده

در صفحه اصلی سامانه، جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» نمایش داده می‌شود که شامل اطلاعات زیر است:

• کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده
• تاریخ پایان سال مالی
• بازه زمانی گردش حساب‌ها
• تاریخ بارگذاری فایل
• وضعیت فایل بارگذاری‌شده: (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
• آیکون هشدار (!) (برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری)
• آیکون دانلود (برای دانلود فایل بارگذاری‌شده توسط کاربر)